Každý pozná slovo protokol. Úradníci ju počas stretnutí pravidelne počúvajú, policajti ju využívajú pri svojich profesionálnych činnostiach a hlavy štátov a diplomati sú nútení dodržiavať pravidlá, ktoré im boli diktované. Čo je to protokol? Zistíme ďalej.
Význam pojmu protokol
Ako značný počet iných výrazov má toto slovo niekoľko významov. Všetko záleží na oblasti činnosti, v ktorej je požadovaný koncept aplikovaný. Zohľadníme teda najbežnejšie situácie, keď je obvyklé hovoriť o protokole.
Ak hovoríme o podnikateľskom prostredí, potom je protokolom dokument opisujúci udalosť (schôdza, schôdza, predstavenstvo atď.).
Už sme sa zmienili o polícii, ktorá tiež často vyhotovuje podobný dokument. V takom prípade sa predpokladá skutková podstata trestného činu alebo trestného činu.
V medzinárodnom formáte je protokol súbor pravidiel, ktoré by sa mali dodržiavať pri oficiálnych stretnutiach vládnych úradníkov a diplomatických úradníkov. Napríklad existuje protokol o stretnutiach hláv štátov alebo o návšteve prezidenta.
V tomto článku sa však zameriame na koncepciu obchodných protokolov.
Zápisnice zo schôdzí
Obchodné stretnutia sú neoddeliteľnou súčasťou všetkých procesov v podnikateľskom prostredí. Môžu úradne prejsť, berúc do úvahy stanovený čas a iba v kancelárskej budove. Veľmi populárne sú aj neformálne obchodné dátumy. V druhom prípade to môžete urobiť bez potvrdenia protokolu konverzácie. Ak je schôdza oficiálna, musí mať písomnú formu v súlade so všetkými pravidlami.
Protokol vedie tajomník alebo iná osoba s takýmto oprávnením. Ak chcete udržiavať krok s konverzáciou, pokúste sa nájsť približný zoznam problémov, o ktorých sa bude diskutovať na schôdzi. Prítomnosť hlasového záznamníka nebude zbytočná, aby nepremeškali podrobnosti, pretože protokol je veľmi podrobným opisom obchodnej udalosti.
Majú sa zaznamenať mená prítomných aj neprítomných osôb. Pre seba si môžete robiť poznámky o mieste každého, kto prišiel na stretnutie, aby bolo možné autorstvo určitých slov označiť bez chýb.
Na začiatku každého stretnutia sa určí poradie otázok, nezabudnite si ho doslovne zapísať.
Ak mala schôdza hlasovanie, uveďte jej výsledky (koľko ľudí hlasovalo za a koľko hlasov proti). V prípade, že sa na stretnutí zúčastnilo malé množstvo ľudí, máte tiež možnosť zaznamenať mená a priezviská všetkých, ktorí hlasovali.
Nevkladajte vykonávanie protokolu do dlhej schránky, pretože počas tejto doby môžete zabudnúť na podrobnosti stretnutia.
Vyjednávací protokol
Rokovania sa líšia od pravidelného obchodného rokovania tým, že zvyčajne diskutujú o jednom alebo niekoľkých problémoch, ktoré majú pre obe strany veľkú úlohu. V tomto prípade je protokol príležitosťou na určenie všetkých nuancií rozhovoru a požiadaviek strán. Otázka, ktorá nie je vždy posudzovaná, je vyriešená okamžite po prvých rokovaniach, takže riaditelia alebo iní zamestnanci potrebujú čas a úplné informácie o stretnutí.
Protokol o rokovaniach je vypracovaný na rovnakom princípe ako akýkoľvek obchodný dokument.
Je potrebné uviesť dátum opísanej udalosti, číslo dokumentu a úplnú verziu mena. Nasleduje úvod, ktorý nevyhnutne označuje zoznam účastníkov a hlavné problémy, o ktorých sa má diskutovať.
V hlavnej časti sú informácie zvyčajne rozdelené do troch častí: „Počúvané“, „Hovorené“, „Rozhodnuté“. V plnej verzii protokolu sa slová všetkých rečníkov citujú doslovne a v niektorých prípadoch sa duplikuje aj výňatok z protokolu, ktorý duplikuje jeho určitú časť.
