Podujatie znamená stretnutie naplánované a usporiadané za účasti skupiny ľudí: sviatok, obchodné stretnutie, športové podujatie, detská párty, reklamná kampaň atď. Keďže sa na podujatí najčastejšie zúčastňuje veľké množstvo účastníkov, je mimoriadne dôležité postarať sa o bezpečnosť všetkých pozvaných, ako aj že boli pohodlné, nikto sa nenudil, neboli žiadne sťažnosti týkajúce sa jedálneho lístka, vystúpenia umelcov, dizajnu zasadacej miestnosti, atď. Ale pripraviť sa.
Príprava podujatia začína plánovaním. Je lepšie sa obávať, ako naplánovať udalosť vopred. Čím viac času zostáva do významného dátumu, tým viac príležitostí na zamyslenie sa nad vami, zváženie, zabránenie chybám a negatívna spätná väzba účastníkov. Plány sa pripravujú v súlade so špecifikami udalosti, ale existujú všeobecné odporúčania pre plánovanie.
Čo plánovať
Po prvé, cieľ. Takáto udalosť sa neuskutočňuje. Vedúci spoločnosti chcú dosiahnuť určité výsledky: formovanie podnikovej kultúry, propagácia tovaru na trhu, rozširovanie podnikateľských platforiem, zhromaždenie zamestnancov, oslava výročia (oficiálne uznanie jeho zásluh spoločnosti), atď. Hlavnou vecou je, že cieľom by mal byť konkrétny, jasne formulovaný a dosiahnuteľný, Spolu s účelom je určený aj druh podujatia (bufet, piknik, dovolenka pri vodnom parku, atď.).
Ďalšou fázou plánovania je rozpočet. Bez ohľadu na to, ako sa organizátor usilovne snaží, nebude možné realizovať všetky tvorivé nápady, ak to rozpočet neumožňuje. Preto pred rozhodnutím, ako vypracovať akčný plán, musíte rozhodnúť o financiách.
Do úvahy sa berú tieto položky:
- počet a pohlavie hostí (potrebné na zostavenie jedálneho lístka, výber nápojov);
- miesto konania podujatia;
- konštrukčné a technické vybavenie;
- preprava (ak je udalosť preč);
- fotografovanie a natáčanie videa;
- pozvanie hostiteľa, umelcov;
- ceny a dary;
- Mediálne pokrytie udalosti (ak je to potrebné).
dotazníky
Po objasnení vyššie uvedených problémov môžete začať zostavovať dotazníky pre pozvaných. Bude teda ľahšie brať do úvahy priania hostí. Podľa výsledkov prieskumu bude možno potrebné vykonať úpravy plánu a odhadu. Ponúkame približný zoznam otázok:
- Plánujete sa zúčastniť akcie?
- Ak sa neplánujete zúčastniť akcie, z akého dôvodu?
- Ako ste sa o udalosti dozvedeli?
- Aká bola registrácia na účasť na podujatí (veľmi jednoduchá, jednoduchá, bez problémov, s malými ťažkosťami, ťažkosťami)?
- Máte v ponuke nejaké priania?
- Kto zaplatí za vašu účasť na podujatí?
- O aké témy, diskusné otázky máte záujem?
- Máte nejaké otázky týkajúce sa tejto udalosti?
- Máte nejaké otázky týkajúce sa hostiteľa udalosti, ktoré?
- Ako by ste chceli dostávať informácie o udalosti (adresa, e-mail, telefón)?
- Ostatné.
Otázky sa upravujú v závislosti od typu a obsahu udalosti. Hlavné je vypracovať dotazník, aby organizátor dostal všetky odpovede, o ktoré má záujem. Pomôže to určiť, ako vypracovať akčný plán, aby sa predišlo všetkým nedorozumeniam. Moslimskí obchodní partneri sa teda počas banketu nedotýkajú bravčového mäsa (čo znamená, že v ponuke by mali byť jedlá z kuracieho, morčacieho) a vtipy prednej firemnej strany sa pre niekoho môžu zdať smiešne. Prieskum by samozrejme mal byť anonymný.
Po zhromaždení informácií postupuje zamestnanec priamo k príprave plánu.
Ako naplánovať udalosť: príklad
Formulár plánu je vypracovaný v súlade s GOST R 6.30-2003 „Systémy zjednotenej dokumentácie. Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie. ““ V pláne sa tradične uvádzajú druhy práce na príprave a priebehu podujatia, termíny a zodpovední. Na začiatku dokumentu sa uvedie názov organizácie a typ dokumentu na schválenie, dátum, číslo a miesto vyhotovenia dokumentu, pečiatka schválenia. Samostatne vypracované finančné dokumenty, schvaľovacie listy a oboznámenie sa s dokumentom. Vo forme schémy to vyzerá takto:
|
Súhlasím --------------- --------------- (pozícia vedúceho spoločnosti) ----------------------------------------- (Celé meno) (Podpis) |
|||
|
Akčný plán na prípravu a vedenie -------------------------------------------------- ---- (názov udalosti) |
|||
|
termíny: Miesto konania: Účel podujatia: |
|||
| číslo | Druhy práce | perióda | zodpovedný |
| 1. | Vytvorenie organizačného výboru | 12/15/2014 | Celé meno |
| 2. | Vypracovanie kultúrneho programu | 12/15/2014 | Celé meno |
| 3. | … | ||
Plán môže obsahovať aj stĺpce „výsledky“ a „poznámky“.
Vypracovaný plán je prerokovaný s vedením spoločnosti, schválený a oznámený zamestnancom. Zodpovedné osoby dali svoje podpisy na zoznam s informáciami a dostali kópiu plánu. Potom otázka: „Ako vypracovať akčný plán?“ považované za uzavreté.
Akcie sa spravidla konajú niekoľkokrát do roka, takže manažér udalostí alebo iný špecialista musí zostaviť ročný akčný plán. Ako vypracovať akčný plán na rok?
Ročný plán
Predtým, ako budete pokračovať v príprave ročného plánu, musíte analyzovať činnosti spoločnosti za uplynulý rok. Na základe výsledkov analytickej práce sa zostaví správa, ktorej obsah stanoví ciele na nasledujúcich 12 mesiacov. Cieľom podujatí, ktoré sa konajú v novom kalendárnom roku, je dosiahnutie týchto cieľov.
Udalosti sú naplánované na mesiac. Koľko akcií sa bude konať každý mesiac - spoločnosť sa rozhodne. Všetko záleží na cieľoch a naliehavých problémoch. Predpokladajú sa jednorazové, pravidelné a prebiehajúce činnosti. Jednorazové akcie zahŕňajú najmä nákup vybavenia od zahraničnej spoločnosti. Súčasná udalosť sa tiež koná raz, ale trvá dlhšie. Periodické udalosti sa opakujú v špecifickom časovom intervale. Môže ísť o rozvoj zamestnancov (konferencie, semináre, webové semináre), vývoj a implementáciu projektov, firemné akcie a ďalšie. Všetky udalosti by mali byť logicky v súlade so sebou, pokiaľ ide o uskutočniteľnosť, predmet a načasovanie udalosti.
Formulár ročného plánu
Ročný plán sa zostavuje vo forme všeobecného pracovného plánu alebo časového harmonogramu. Niekedy sú vhodné obe možnosti (napríklad, ak účinkujúci pracujú v rôznych organizáciách). Pozrime sa podrobnejšie na tieto typy plánov.
Vo všeobecnom ročnom pláne sa uvádza sériové číslo, názov udalosti, termíny, výsledky, vedúci pracovníci a poznámka. Kapitola „Výsledok“ označuje produkt činností špecialistov: proces alebo mechanizmus, dokončený projekt, správu, balík dokumentov atď.
| číslo | Názov udalosti | výsledok | perióda | umelci | poznámky | ||||
| začiatok | koncovka | Ltd. | JSC | UAB | |||||
| 1. | Medzinárodná konferencia | Zbierka abstraktov | 15.01 | 17.01 | Celé meno | Celé meno | Celé meno | Zapájajú sa študenti špecializovaných univerzít | |
| 2. | Prezentácia novej odrody syra | Správa o prezentácii novej odrody syra | 16.02 | 17.02 | Celé meno | Celé meno | Celé meno | Zapojení sú technologiia podnikov | |
| 3. | … | ||||||||
Pri zostavovaní časového harmonogramu sú aktivity uvádzané pre každý mesiac. Spojenie medzi názvom udalosti a mesiacom je prekreslené. Dokument môže vyzerať asi takto:
| číslo | Názov udalosti | výsledok | umelci | Rok 2014 | poznámky | ||
| január | február | marec | |||||
| 1. | Medzinárodná konferencia | Zbierka abstraktov |
Ltd. JSC UAB |
||||
| 1.1. | Príprava spravodajcu | Informačný list | Vedúci kancelárie | ||||
| 2. | Prezentácia novej odrody syra | Správa o prezentácii novej odrody syra | |||||
| 2.1. | Príprava brožúr | brožúry | Marketingové oddelenie | ||||
Okrem ročného plánu sa vypracovávajú dôvody pre opatrenia, formuláre na podávanie správ a kontroly, ako aj prílohy. Aplikácie zahŕňajú:
- finančné záznamy;
- komunikačný plán, podpora iných udalostí;
- analýza rizika.
Všetky vyššie uvedené plány sú určené pre dospelých. S deťmi sa však konajú rôzne podujatia. Vzory tvorby plánov pre chlapcov sú približne rovnaké, existujú však niektoré funkcie.
Ako pripraviť akčný plán pre deti
Podujatie pre mladých občanov sa líši od podujatí pre dospelých, predovšetkým vzdelávacích a (alebo) zdravotne orientovaných. Zodpovední sú vymenovaní učitelia, psychológovia, zabávači, knihovníci, poradcovia v zdravotníckych táboroch a ďalší špecialisti pracujúci s deťmi. Špecifiká udalosti závisia od veku detí a stanovených úloh. Zvážte vlastnosti plánovania udalostí v predškolskom, školskom, knižničnom a rekreačnom tábore.
predškolské
Činnosti materských škôl sú súčasťou ročného plánu. Za predpokladu:
- matiné (tematické a sviatočné termíny);
- športové prázdniny;
- dní a týždňov zdravia (zahŕňajú rôzne činnosti);
- rodičovské stretnutia atď.
Pre každú z týchto činností je vypracovaný plán alebo scenár, ktorý je schválený manažérom a odsúhlasený so zástupcom. Uveďte názov udalosti, účel, úlohy, čas a miesto konania, vybavenie, súpis, priebeh udalosti (v skripte) a zodpovedné osoby. Tu je príklad navrhnutia akčného plánu pre Deň zdravia:
|
Potvrdzujem: vedúci --------------- (celé meno) „____“ ______________ 2014 |
|||
|
dohodli: Zástupca vedúceho OIA ------------------------------ (celé meno) „____“ ______________ 2014 |
|||
| Akčný plán dňa zdravia (dátum) | |||
| Čas a miesto | Názov udalosti | Skupina | zodpovedný |
|
8, 00 - 8, 30 Športové ihrisko |
Ranná gymnastika | Všetky skupiny | Skupinoví pedagógovia |
|
10, 00 - 10, 30 Športová hala |
Štafetové preteky | Senior skupina | Inštruktor telesnej výchovy, skupinový pedagóg |
| … | |||
|
15, 00 - 15, 20 bazén |
Športový voľný čas „Neptun prišiel k nám“ | Stredná skupina | Inštruktor plávania, zdravotná sestra, pedagóg skupiny |
| Cez deň | Fotoreportáž z Dňa zdravia | Všetky skupiny | Učitelia skupín, asistenti učiteľov |
V závislosti od špecifík udalosti sa môžu uviesť očakávané výsledky (zníženie výskytu žiakov, tvorba myšlienok o zdravom životnom štýle u detí, zvýšenie úrovne pedagogickej kultúry rodičov, atď.).
Scenár podujatia pre deti v predškolskom veku sú hry, predstavenia založené na rozprávkach, kúzelnícke triky, atrakcie. Je dôležité, aby bola dovolenka zaujímavá, zábavná, živá a čo je najdôležitejšie - užitočné pre deti.
školské
Aktivity pre študentov sa plánujú počas školského roka a počas prázdnin. Akčné plány zostavuje riaditeľ, triedny učiteľ, učiteľ telesnej výchovy, organizujúci učiteľ a psychológ. Plány vypracované učiteľmi kontroluje a schvaľuje riaditeľ školy. Ciele a zámery podujatia sú plánované, očakávané výsledky, menovaní zodpovední. Pri plánovaní sa berie do úvahy vek detí, ich záujmy, problémy v triede (akademický výkon, správanie, vzťahy v tíme atď.), Ako aj objektívne faktory (sezóna, typ osídlenia, terén, podnebie atď.), nezabudnuteľné dátumy. V súlade s týmto sa podujatia konajú na témy „rytieri a princezny“, „zoznámenie sa s hudobným divadlom“, „sviatky leta“, „bojovali za vlasť“ a iné. Hlavná vec je, že deti by sa mali zaujímať. Samotní študenti sa tiež podieľajú na príprave a plánovaní podujatia. Ako pripraviť akčný plán? Vzorka je uvedená v tabuľke.
|
Súhlasím Číslo riaditeľa --------------------------- (celé meno) |
||||
| Vzdelávací plán jesennej dovolenky | ||||
| číslo | opatrenia | dátum | trieda | čas |
| 1. | Návšteva Divadla hudobných komédií | 10/28/2013 | 11 | 16:00 |
| 2. | Operácia Vyčistiť knihu | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Detská knižnica
Zamestnanci knižnice zabezpečujú, aby deti čítali viac a milovali knihy. Za týmto účelom sa konajú literárne večery, kvízy, aukcie atď. Ako vypracovať akčný plán v knižnici? Táto práca sa vykonáva v niekoľkých etapách. Zvolí sa téma udalosti, určí sa jej účel a zacielenie na vek. Podľa veku účastníkov sa vyberajú literárne diela, zostavuje sa scenár.
Knihovníci nezabudnú na reklamu: robia sa plagáty, letáky, pozvánky. Dôležitým bodom je príprava ilustratívneho materiálu. Samotná udalosť sa zaznamenáva, analyzuje a propaguje v médiách. Forma plánu môže byť niečo také:
| číslo | Formulár udalosti | Názov udalosti | Publikum | termíny |
| 1. | divadlo | Valentína | Študenti stredných škôl | 14.02 |
| 2. | Večer otázok a odpovedí | „Kto vie viac príbehov?“ | Predškoláci a študenti základných škôl | 18.03 |
| 3. | … |
