V modernom svete pravidelne uskutočňujeme veľké množstvo telefonátov - na rokovania o pracovných záležitostiach, komunikáciu s príbuznými, priateľmi a známymi. Niekedy sa náš deň jednoducho nezastaví. Málokto v našich chaotických časoch však premýšľa o tom, ako zdvorilo a správne organizuje svoje rozhovory po telefóne. Telefónna etiketa je však rovnako neoddeliteľnou súčasťou kultúry ako dobré mravy v skutočnom živote.
Neopatrne vynechané slovo alebo fráza mimo miesta môžu okamžite pokaziť všetky predtým urobené pozitívne dojmy na partnera. Aby sa predišlo závažným chybám, je veľmi dôležité sledovať vašu reč a dodržiavať základné pravidlá telefónnej etikety.
Na začiatok by žiadna obchodná konverzácia nemala byť časovo náročná. Pamätajte, že sme všetci zaneprázdnení ľudia, a nikto nemôže stráviť vzácne minúty rozprávaním po telefóne s niekým počas pracovných hodín. Ak je otázka príliš dôležitá a vážna na to, aby bola vyriešená rýchlo, odložte ju, aby ste pokračovali v osobnom rozhovore. Pokúste sa od svojho partnera trvať dlhšie ako päť minút. V opačnom prípade to bude už z vašej strany škaredé.
Etiketa telefonickej komunikácie tiež určuje maximálne možné čakanie na linke. Ak účastník nie je v zhone vyzdvihnúť telefón, nevolajte príliš dlho. Počítajte šesť pípnutí a prerušte spojenie. To vám nedovolí, aby ste sa zdali príliš vytrvalí a dokonca trochu posadnutí.
Nezabudnite na zdvorilé uvítanie neviditeľného partnera. A namiesto banálneho „Ahoj!“ bolo by lepšie povedať „Dobré popoludnie!“. Nezabudnite sa spýtať, s kým hovoríte. Ak prijímač nie je vyzdvihnutý osobou, ktorú potrebujete, opýtajte sa, či osoba, ktorú potrebujete, je v tejto chvíli schopná hovoriť. V žiadnom prípade netrvajte na negatívnej odpovedi. Najlepšie je zaujímať sa o to, ako dlho bude najvhodnejšie odložiť konverzáciu.
Podľa telefónnej etikety je v prípade prerušenia práve iniciatíva účastníkom komunikácie. Preto, ak je táto konverzácia dôležitá, najmä pre vás, neočakávajte, že daná osoba najskôr zavolá späť.
Môže sa stať čokoľvek. Napríklad ste si znechutili telefónne číslo predplatiteľa. Čo robiť v tejto situácii? Čo nás tentoraz upozorňuje na telefónnu etiketu? Ak viete, že zjavne nie ste na správnom mieste, požiadajte o odpustenie rušenia osoby a nabudúce číslo vytočte opatrnejšie. Nezabudnite sa opýtať, či ste sa teraz pomýlili. Ak je to váš partner, ktorý vám volá, uvedomil si, že číslo vytočil nesprávne, nemali by ste hovoriť takéto vety: „Kto ste?“, „Kam voláte?“ a „Aké číslo voláte?“. Len zdvorilo a taktne informujte osobu, že podľa tohto čísla nie je potrebný žiadny účastník.
Ak iniciatíva na výzvu pochádza od vás, nezabudnite vopred premyslieť scenár nadchádzajúcej konverzácie. Telefónna etiketa vám odporúča pripraviť si približný súbor viet a viet, ktoré je v tomto prípade možné vysloviť. Koniec koncov, nepríjemné pauzy a ticho v telefóne budú vo vzťahu k partnerovi veľmi nezdvorilé. Tiež, len v prípade, nie ďaleko od vás, vložte papier a pero, aby ste v prípade potreby mohli okamžite zaznamenať niektoré údaje a nenechať partnera, aby čakal na riadku, zatiaľ čo hľadáte všetko, čo potrebujete.
Ak chcete sledovať telefónnu etiketu, nikdy nevolajte osobe, ktorá má pracovné otázky, na telefónne číslo domu. Toto je považované za vrchol zlej formy. Ponechajte mu príležitosť zabudnúť na podnikanie aj vo svojom voľnom čase. Pre všetky pracovné okamihy existujú špeciálne čísla. Iba ak hovorca sám v prípade núdze navrhuje, aby mu zavolal na svoj domáci telefón, môžete to urobiť bez obáv z toho, že sa zdajú byť nezdvorilí.
