Zápisnica zo schôdze je dokumentom, ktorý odráža všetky dôležité rozhodnutia tejto udalosti. Nesprávne znenie, pokiaľ ide o význam aj dizajn, môže spôsobiť, že účastníci stretnutia budú mať námietky. Okrem toho existuje potenciálne riziko nesprávneho rozhodnutia vedenia, ak zápisnica z výrobného stretnutia obsahuje zavádzajúce informácie. Správne zariadiť pomôže súbor jednoduchých odporúčaní.
Text tohto dokumentu obvykle obsahuje dve časti: úvodnú a hlavnú. Zápisnica zo schôdze (jej prvá polovica) obsahuje opis hlavných parametrov udalosti: pozícia, celé meno účastníci, predseda a tajomník. Ak má niektorý z prítomných osôb osobitný štatút (pozvaný, odborník, pozorovateľ atď.), Je to uvedené aj v dokumente. Ak sa schôdze zúčastnilo veľa ľudí, zápisnice zo schôdze môžu obsahovať údaje o nich na samostatnom liste, čo je neoddeliteľnou aplikáciou dokumentu. Úvodná časť sa končí programom, ktorý obsahuje zoznam riešených otázok. Je žiaduce usporiadať ich podľa dôležitosti, môžu však existovať aj iné faktory, ktoré ovplyvňujú miesto v zozname otázok. Napríklad štruktúra programu môže závisieť od logického vzťahu časti jeho otázok alebo od zamestnania osôb zúčastňujúcich sa na podujatí. Samotný dokument sa vyhotovuje na hlavičkovom papieri organizácie (jej jednotky), musí sa uviesť pri príležitosti stretnutia.
Zápisnica zo schôdze v hlavnej časti by mala zodpovedať úvodnej. Najmä jej body by mali byť usporiadané v rovnakom poradí ako v programe. Algoritmus na zostavenie textu, ktorý zachytáva informácie o každej položke programu, je nasledujúci: „počúvali“, „hovorili“, „rozhodli“. Hlavným pravidlom v tejto časti protokolu je, že by sa nemal zmeniť na istý druh prepisu.
Podpoložka „počúvaný“ opisuje najmä to, kto bol hlavným rečníkom v tejto otázke, čo navrhol ako výsledok jeho prejavu. V prípade rečníkov účastníci tiež uvedú, kto povedal, čo navrhujú. Rozhodnutie určuje konečnú pozíciu väčšiny účastníkov stretnutia. Ak bolo prijaté hlasovaním, uvedie sa, koľko ľudí za to bolo, koľko proti tomu bolo, ako aj počet členov, ktorí sa zdržali hlasovania. V závislosti od dôležitosti diskutovaných problémov je možné uviesť celé mená. ľudia, ktorí zaujali toto alebo také miesto.
Protokol schôdze je vyhotovený tajomníkom, samotný dokument je podpísaný konateľom a predsedom schôdze. Zdrojom informácií na jeho zostavenie sú rukou písané návrhy, poznámky vyhotovené pomocou hlasového záznamníka, prepisy. Ak si riešenie problémov zistených počas zasadnutia vyžaduje oprávnenie vysokého úradníka, ktorý sa nezúčastnil na schôdzi, môže sa pre rozhodnutia tohto vedúceho poskytnúť ďalší súhlas. Podpísaný a zaregistrovaný protokol sa môže zasielať ako jeden dokument, ako aj vo forme výpisov pre úradníkov, na ktoré sa vzťahuje iba časť otázok.
