Nie je možné predstaviť si akúkoľvek modernú kanceláriu spoločnosti bez mini-telefónnej ústredne. Koniec koncov, toto zariadenie je zodpovedné za organizovanie vysokokvalitných interných komunikácií a racionálne využívanie mestských telefónnych liniek. Dnes je boj medzi administratívnymi pracovníkmi o právo volať z jediného dostupného čísla minulosťou. V súčasnosti sa tento problém rieši pomocou externých a interných vedení. Počet pevných telefónnych čísel sa nemusí zvyšovať. Ako si vybrať PBX pre kanceláriu a ako ju nainštalovať? Odpovede na tieto a ďalšie otázky nájdete v tomto článku.
Čo je PBX?
Office PBX je malá automatická telefónna ústredňa. Je určený na obsluhu malého počtu čísel miest. S takýmto zariadením si spoločnosť môže dovoliť neprideliť samostatný riadok pre každé použité číslo. To vedie k nižším nákladom na volanie.
PBX sústreďuje záťaž na vedenie. Vzhľadom na to, že sa každé z nich používa intenzívnejšie, spoločnosť môže odmietnuť časť pevných čísel alebo zabezpečiť ich normálne fungovanie, ak je ich nedostatok.
Princíp fungovania mini-automatických telefónnych ústrední pre kanceláriu je podobný práci viackanálových staníc, na ktorých operátori telefónnej komunikácie pracujú. Rozdiel je iba v počte obslúžených izieb. Pre kancelársku inštaláciu je toto číslo oveľa menšie. Mini-ATS sa tiež vyznačuje rozdelením na interné a externé vedenia.
Ako si vybrať pobočku pre kanceláriu? Prečítajte si viac o tom nižšie.
Ako si vybrať kancelársku PBX?
Aby ste sa pri kúpe PBX mohli správne rozhodnúť, musíte sa rozhodnúť o vstupných údajoch a uviesť požadované kritériá.
Vstup označuje počet pevných liniek, ktoré sú k dispozícii, a požadovaný počet pracovných rozšírení. Štandardné rozdelenie je toto: každá mestská línia zodpovedá 3-4 domácim. V každom prípade sa pri určovaní počtu servisovaných miestností odporúča, aby ste pri inštalácii PBX pre kanceláriu konzultovali odborníka. Najmenšia kapacita takéhoto zariadenia sú 3 pevné linky a 8 interných účastníkov.
Je potrebné objasniť, či po inštalácii pobočkovej ústredne zostanú voľné externé a interné kanály. Takáto zásoba by nemala byť veľká, ale pri jej úplnej absencii v blízkej budúcnosti môže vzniknúť množstvo problémov. Nesmieme zabudnúť na vnútorné linky pre faxy a modemy.
Mali by ste sa tiež rozhodnúť o výrobcovi. Najobľúbenejšie spoločnosti, ktoré vyrábajú pobočkové ústredne, sú Panasonic a LG.
Existuje niekoľko dôležitých problémov, ktoré musíte prediskutovať so špecialistom na pripojenie PBX:
- prítomnosť vstavaného adaptéra na pripojenie neprerušiteľných napájacích batérií;
- potreba konektora pre počítač, ktorý vykonáva rokovacie protokoly;
- schopnosť rovnomerne nastaviť režim rozloženia záťaže na každej z mestských línií.
Teraz viete, ako zvoliť pobočku pre kanceláriu. Nadišiel čas dozvedieť sa viac o hlavných funkciách tohto zariadenia.
Hlavné funkcie, ktoré sú vybavené PBX
Office PBX má nasledujúce hlavné funkcie:
- Presmerovanie hovorov Táto funkcia je najobľúbenejšia bez ohľadu na typ činnosti podniku. Umožňuje vám presmerovať prichádzajúci hovor na fax alebo na konkrétneho zamestnanca spoločnosti. Ak to chcete urobiť, jednoducho vytočte príslušné číslo pobočky na systémovom telefóne a zaveste. Vonkajšia strana počuje melódiu, kým sa nevytvorí nové spojenie. Ak konkrétny zamestnanec nie je na mieste alebo je jeho linka obsadená, externý hovor sa vráti do systémového telefónu.
- „Odposluch“ hovoru. Táto funkcia je nevyhnutná v prípade, keď jeden zo zamestnancov išiel na inú plochu a vtedy zazvonil telefón. PBX pre kanceláriu umožňuje tomuto zamestnancovi prijať hovor, aj keď sa pohybuje po obvode. Zamestnanec bude preto musieť na ľubovoľnom zariadení vytočiť určitú kombináciu čísel.
- Prijímanie hovoru počas hovoru. Ak počas hovoru príde paralelný hovor, v slúchadle sa ozve určitý signál. Zadaním jednoduchého kódu môžete prijať tento hovor.
- Poradie pripojenia. V prípade neúspešných pokusov o dosiahnutie pevnej linky je potrebné vytočiť špeciálny kód. PBX vás upozorní, že požadovaná linka bola uvoľnená a spojenie bude nadviazané automaticky.
- „Nasleduj ma.“ Táto funkcia vám umožňuje presmerovať na ktorékoľvek z vnútorných čísel v obvode kancelárie. Zamestnanec teda nemusí byť na pracovisku, ale všetky jeho prichádzajúce hovory prijme.
- Konferenčný hovor. Táto funkcia umožňuje pripojiť jedného alebo viacerých ďalších účastníkov k telefónnemu rozhovoru. Účastníkmi konferencie môžu byť interní aj externí účastníci.
- Spojenie s konverzáciou. Vďaka tejto funkcii sa manažér môže kedykoľvek spojiť s ktorýmkoľvek z jeho podriadených, aj keď práve prebieha telefonický rozhovor. K konverzácii sa môže pripojiť iba účastník s príslušnou úrovňou priority. Tento proces je sprevádzaný zvukovým signálom. Počas inštalácie a konfigurácie ústredne sú priradené príslušné úrovne priority.
Ďalšie funkcie ústredne
Okrem základných funkcií, ktoré majú štandardne kancelárske pobočkové ústredne, existuje množstvo ďalších funkcií, ktoré sú v konkrétnom prípade užitočné. Niektoré z nich sú opísané nižšie.
Ak je recepčný zaneprázdnený systémovým telefónom, prichádzajúci hovor sa môže zaradiť do poradia. Externý účastník nepočuje pípnutie, ale hlasovú správu, ktorú si môžete vytvoriť sami. Môže to byť buď reklamná správa, alebo jednoduchá požiadavka zostať na linke.
Ďalšou možnosťou, ako trochu zbaviť sekretára, je poskytnúť externým účastníkom právo na to, aby sami vytočili potrebné interné číslo konkrétneho zamestnanca spoločnosti.
Schopnosť používať rečové procesory vám umožňuje vybaviť každé rozšírenie záznamníkom. Takáto hlasová schránka navyše umožňuje spracovať prichádzajúce hovory bez zapojenia operátorov.
S cieľom určiť, ktorý zo zamestnancov uskutočnil diaľkové alebo medzinárodné hovory, je možné každému zamestnancovi vydať osobný kód, pomocou ktorého bude osoba môcť používať diaľkovú komunikáciu. Pokiaľ zamestnanec nemá špeciálnu množinu čísel, nebude môcť zavolať na mýtnu linku.
Ďalej budú popísané štandardné aj moderné typy kancelárskych pobočkových ústrední.
Analógové PBX
Analógové pobočkové ústredne sa môžu používať, keď počet interných účastníkov nie je vyšší ako päťdesiat a na funkčnosť telefónnej siete nie sú kladené vysoké požiadavky.
Takéto zariadenie transformuje reč na impulzný alebo kontinuálny elektrický signál, ktorého amplitúda sa mení. Doteraz sú analógové mini pobočkové ústredne schopné obsluhovať až 46 portov.
Hlavnou výhodou takéhoto zariadenia sú nižšie náklady v porovnaní s digitálnymi ukazovateľmi rovnakej kapacity. Nevýhodou analógových ústrední je malý počet servisných funkcií.
Digitálna PBX
Digitálne pobočkové ústredne môžu obsluhovať viac ako 50 portov. Takéto zariadenie prevádza reč na binárne pulzné toky pomocou techniky modulácie impulzného kódu.
Digitálne PBX majú vyššie náklady v porovnaní s analógovými. Vďaka tomu má také zariadenie veľké množstvo servisných funkcií. Tieto pobočkové ústredne sa tiež oveľa jednoduchšie inštalujú v kanceláriách.
Bezdrôtová PBX
Bezdrôtové PBX pre kanceláriu poskytujú mobilitu pre zamestnancov a nevyžadujú zapojenie. Pri používaní takéhoto zariadenia majú pracovníci bezdrôtové telefóny, pomocou ktorých sa môžu pohybovať po celom obvode.
Na rozdiel od mobilných telefónov je bezdrôtové pripojenie zadarmo. Kapacita takýchto mini-automatických telefónnych ústrední sa dá bez problémov zvýšiť. Prevádzka tohto pripojenia nevyžaduje povolenie.
Na rozdiel od káblových telefónov sú rádiá chránené pred počúvaním a skrytým pripojením. Kvalita zvuku pri používaní bezdrôtovej PBX je charakterizovaná ako vysoká.
Virtuálna PBX
Virtuálna PBX pre kanceláriu je produktom najnovšej technológie. Nachádza sa na serveri internetového operátora, nevyžaduje nákup ďalšieho zariadenia a funguje na základe siete dostupnej v kancelárii.
Pri používaní tohto zariadenia sú náklady na komunikáciu znížené na minimum. V prípade potreby sa rozšírenie kapacity tejto ústredne uskutoční veľmi rýchlo.
Ak kancelária zmenila miesto, zmena dostupných telefónnych čísel nie je potrebná. Nainštalovať a pripojiť takúto PBX nie je potrebné ani na zavolanie špecialistov - všetka kontrola sa vykonáva cez internet.
PBX pomocou GSM
Mini PBX GSM pre kanceláriu je navrhnutý tak, aby organizoval telefonickú komunikáciu na miestach, kde nie je možná pravidelná linka, ale existuje signál od mobilného operátora.
GSM brána pomáha zvyšovať počet externých liniek a zároveň poskytuje znížené administratívne náklady na mobilnú komunikáciu. Jeho inštalácia je možná v akejkoľvek budove, meste alebo krajine, kde bude vaša sieť IP dostupná. Mini PBX pre kanceláriu používajúcu takéto vybavenie poskytuje možnosť uskutočňovať čo najviac mobilných hovorov pomocou internetu alebo firemnej sadzby, ak sú nižšie ako bežné ceny hovorov.
Inštalácia kancelárskej ústredne
Inštalácia pobočkovej ústredne do kancelárie zahŕňa návrh a konfiguráciu. Ak si chcete vypočuť názor odborníka na pripojenie takýchto zariadení, musíte pre vás určiť najrelevantnejšie možnosti a potrebnú kapacitu telefónnej ústredne.
Ďalšou fázou inštalácie je inštalácia zariadenia. Zvyčajne sa nachádza vo vnútri špeciálnej skrinky. Po pripojení externých a vnútorných portov sa všetky káble prekrížia a označia a vykoná sa počiatočné testovanie systému.
Ďalším krokom je programovanie a konfigurácia ústredne. Tento proces je pre konkrétneho klienta čisto individuálny, pretože jeho želania a požiadavky sú rôzne.
Ak sa kancelárie spoločnosti nachádzajú vo viacerých budovách, každá z nich by si mala zriadiť vlastnú PBX, ktorá bude navzájom komunikovať pomocou digitálneho alebo analógového kufra. Zvyčajne sa používa jeden systémový telefón, ktorý je nainštalovaný spolu so sekretárkou. Zvyšným zamestnancom by sa malo poskytnúť konvenčné zariadenie. Ak bude potrebné vybaviť všetkých zamestnancov systémovými telefónmi, bude potrebné zakúpiť ďalšie systémové dosky pre PBX, čo bude znamenať ďalšie náklady.
